Après avoir créé une réunion, vous pouvez mettre à jour les informations à son sujet, modifier la liste des participants et gérer le contenu qui y est associé.
Si vous disposez d’autorisations de gestion pour une réunion, vous pouvez afficher la liste de tous les participants invités pour chaque salle de réunion. Toutefois, si cette réunion est présentée en tant qu’événement, affichez et gérez ses participants dans l’onglet Gestion des événements. Pour plus d’informations, consultez la section Adobe Connect Events.
Si vous êtes administrateur ou disposez de droits de gestion sur le dossier de cette réunion, vous pouvez ajouter ou supprimer des participants. Vous pouvez également modifier le paramètre d’autorisation d’un participant (hôte, présentateur ou participant).
Les participants supprimés ne reçoivent aucune notification. Ils ne peuvent pas participer à la réunion, sauf si le paramètre d’accès est modifié et autorise la participation de toute personne disposant de l’URL de la réunion.
- Pour sélectionner des utilisateurs ou des groupes, effectuez l’une des opérations suivantes dans la liste Utilisateurs et groupes disponibles :
Pour sélectionner plusieurs utilisateurs ou groupes, cliquez sur leur entrée en maintenant sur la touche Ctrl ou Maj enfoncée (Windows) ou sur Commande (Macintosh).
Pour développer un groupe et y sélectionner des individus, double-cliquez sur son nom. Lorsque la sélection des membres est terminée, double-cliquez sur Dossier parent dans la liste afin de rétablir la liste originale.
Pour rechercher un nom dans la liste, cliquez sur Rechercher au bas de la fenêtre. Saisissez le nom à afficher dans la liste, puis sélectionnez-le.
- Pour sélectionner des utilisateurs ou des groupes, effectuez l’une des opérations suivantes dans la liste des participants actuels :
Pour sélectionner plusieurs utilisateurs ou groupes, cliquez sur leur entrée en maintenant sur la touche Ctrl ou Maj enfoncée (Windows) ou sur Commande (Macintosh).
Pour rechercher un nom dans la liste, cliquez sur Rechercher dans la partie inférieure de la fenêtre, puis entrez le nom à afficher dans la liste. Sélectionnez ensuite ce nom.
- Dans la liste des participants actuels, sélectionnez les utilisateurs ou groupes pour lesquels vous souhaitez modifier les autorisations par l’une des méthodes suivantes :
Pour sélectionner plusieurs utilisateurs ou groupes, cliquez sur leur entrée en maintenant sur la touche Ctrl ou Maj enfoncée (Windows) ou sur Commande (Macintosh).
Pour localiser un nom dans la liste, cliquez sur Rechercher au bas de la fenêtre. Saisissez le nom à afficher dans la liste, puis sélectionnez-le.
Vous pouvez à tout moment afficher le contenu transféré, déplacer le contenu dans la bibliothèque de contenu ou encore supprimer le contenu transféré.
Si vous disposez des autorisations de gestion sur le dossier d’une réunion, vous pouvez afficher les transferts de contenu vers le serveur depuis une salle de réunion de ce dossier.
- La liste de tous les contenus transférés s’affiche. A partir de là, effectuez l’une des opérations suivantes :
Pour consulter des informations sur un élément spécifique de la liste, cliquez sur son nom.
Déplacez le contenu transféré dans la bibliothèque de contenu.
Supprimez le contenu transféré.
Pour déterminer si le contenu est toujours utilisé dans la salle de réunion, consultez la colonne Référencé. Un Oui indique qu’il est toujours utilisé. Une colonne vide indique qu’il ne l’est pas.
Pour déplacer le contenu transféré vers la bibliothèque de contenu, vous devez vous procurer des droits d’administrateur ou les autorisations permettant de gérer le dossier des bibliothèques contenant cette réunion.
Si vous êtes un administrateur ou un utilisateur disposant d’autorisations de gestion pour ce dossier de réunions, vous pouvez modifier les propriétés de réunion dans la page d’informations sur la réunion.
Remarque :
Pour modifier les informations sur la réunion alors que vous êtes dans la salle de réunion, choisissez Réunion > Gérer les informations sur la réunion.
Nom
Ce champ doit obligatoirement être renseigné, car sa valeur apparaît dans la liste des réunions, dans la page de connexion à la réunion et dans les rapports.
Résumé
Description de la réunion qui apparaît dans la page Informations sur la réunion et est incluse par défaut dans vos invitations à la réunion. La longueur du résumé est limitée à 4 000 caractères.
Heure de début
Mois, jour, année et heure retenus pour le début de la réunion.
Remarque : certains modèles de tarification d’Adobe Connect ignorent les dates de début des réunions et permettent aux participants d’accéder à celles-ci avant la date de début désignée. En fonction du modèle, si la date de début est à venir, les utilisateurs peuvent entrer dans la salle de réunion une fois que vous avez créé la réunion. Connectez-vous à la salle de réunion pour en interdire l’accès aux participants entre deux réunions.
Langue
Langue principale utilisée dans la réunion.
Remarque : si vous changez la langue de la réunion dans la page Modifier les infos, les noms de module dans la salle de réunion restent dans la langue d’origine. Il est donc préférable de définir la langue lors de la création d’une réunion et de ne pas en changer.
Seuls les utilisateurs enregistrés et les visiteurs acceptés sont admis à la réunion
Avec cette option, la salle de réunion n’est accessible qu’aux personnes invitées en tant qu’utilisateurs enregistrés et invités.
Les utilisateurs enregistrés doivent fournir leur nom d’utilisateur et leur mot de passe pour pénétrer dans la salle de réunion. Les invités sont acceptés dans la salle par l’hôte. Adobe Connect peut générer un rapport de participation individuel pour chaque utilisateur enregistré pour la réunion. Les invités acceptés sont ajoutés au nombre total de participants dans les rapports de la réunion, mais aucun rapport de participation individuel n’est disponible.
Toute personne disposant de l’adresse URL de la réunion peut y assister.
Toute personne recevant l’adresse URL de la réunion. Pour créer une invitation par courrier électronique dans votre propre client de messagerie, cliquez sur Envoyer des invitations par courrier électronique. Ce nouveau message présente un objet prédéfini (Invitation Adobe Connect) et un texte déjà rédigé (contenant la date, l’heure, la durée, le lieu et le résumé de la réunion) modifiable à votre convenance.
Centre de coûts
Détermine le mode d’allocation des coûts des minutes des salles de réunion. Utilisez le menu pour sélectionner une option et facturer les coûts à des utilisateurs individuels, à votre centre de coûts ou à un centre de coûts spécifié.
Paramètres de conférence audio
Vous pouvez choisir de ne pas inclure de son dans la réunion ou sélectionner l’une de ces options de conférence :
Remarque : si vous n’avez pas ajouté de paramètres de conférence audio lors de la création de la réunion, vous pouvez les ajouter au cours de la réunion. Demandez à tous les utilisateurs de se déconnecter de la réunion pendant que vous ajoutez des paramètres de conférence, puis de se reconnecter.
Inclure cette conférence audio dans cette réunion
Profils audio avec paramètres de conférence audio préconfigurés. Sélectionnez un profil à associer à la réunion. Adobe Connect utilise le profil pour établir la connexion à la salle de réunion et commencer la conférence audio automatiquement. Si vous avez créé un profil audio, il devient l’option de conférence audio par défaut qui est sélectionnée lors de la création d’une nouvelle réunion. Si vous avez créé plusieurs profils audio, associez un profil audio spécifique avec une nouvelle réunion.
Inclure une autre conférence audio dans cette réunion
Numéros de téléphone et autres paramètres permettant de rejoindre une conférence audio lorsque le fournisseur audio n’a pas été configuré avec une séquence de numérotation. Les paramètres sont destinés uniquement à être affichés, par exemple dans l’invitation et la salle de réunion. Vous devez disposer d’un compte avec le fournisseur.
Actualiser les informations de tous les éléments liés à cet élément
Activez cette case à cocher pour mettre à jour tous les éléments associés à la réunion avec les nouvelles informations sur cette réunion.
Vous pouvez envoyer des invitations à une réunion si vous en êtes l’hôte, un administrateur ou un utilisateur disposant d’autorisations de gestion pour le dossier de cette réunion.
Il s’agit d’invitations par courrier électronique transmises aux participants pour les informer de la date, de l’heure, de la durée, du résumé, de l’URL et des renseignements sur la conférence audio. Vous pouvez également choisir de joindre un événement de calendrier Microsoft Outlook au courrier électronique. Cette fonction permet aux participants d’ajouter la réunion à leur calendrier Outlook.
Remarque :
Adobe Connect ne peut pas envoyer par messagerie des invitations à une réunion dont le contenu se compose de plus de 1 000 caractères. Le problème est lié à la balise HTML mailto : les navigateurs ne peuvent pas lancer un client de messagerie si le contenu dépasse 1 000 caractères.
Utilisateurs enregistrés seulement
Si votre réunion est réservée uniquement aux utilisateurs enregistrés, créez un courrier électronique personnalisé à partir d’Adobe Connect Central. Envoyez une invitation par courrier électronique à tous les hôtes, participants et présentateurs, ou seulement aux présentateurs ou aux participants. Vous pouvez modifier l’objet et le corps du message.
Tout le monde
Si l’accès à votre réunion est libre et que toute personne recevant l’adresse URL peut y accéder, cliquez sur Envoyer des invitations par e-mail pour créer une invitation par courrier électronique dans votre propre client de messagerie. Ce nouveau message contient un objet (le nom de la réunion) et un texte (contenant la date, l’heure, la durée, l’URL et le résumé de la réunion) que vous êtes libre de modifier.
Cliquez sur Envoyer des invitations par e-mail pour afficher automatiquement un nouveau courrier électronique vierge dans votre client de messagerie.
Créez manuellement un nouveau courrier électronique, puis copiez et collez l’adresse URL de la réunion (affichée dans les détails relatifs à la réunion) dans le message.